Quản trị chất lượng theo chu trình PDCA

THÔNG TIN CHI TIẾT

     Tổng quát về chu trình PDCA

1. Chu trình PDCA là gì?

PDCA hay Chu trình PDCA (Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart - người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30. Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.

PDCA là công cụ không thể thiếu cho quản trị chất lượng. Quy trình PDCA có thể áp dụng cho tất cả các quy trình và cho tổng thể hệ thống quản lý chất lượng. Để hiểu 1 cách ngắn gọn hơn thì quy trình này được diễn giải như sau:

• Plan – Hoạch định: Thiết lập các mục tiêu của hệ thống, cũng như các quá trình và nguồn lực cần thiết để cho ra kết quả phù hợp với yêu cầu của khách hàng và chính sách của tổ chức và nhận biết và giải quyết các rủi ro và cơ hội.
• Do – Thực hiện: Thực hiện các hạng mục đã hoạch định ở bước Plan.
• Check – Kiểm tra: Giám sát và đo lường kết quả (nếu có thể) dựa trên những chính sách, mục tiêu và các yêu cầu có sẵn và hoạt động đã hoạch định và báo cáo kết quả
• Act – Hành động: Thực hiện các hành động để cải tiến các kết quả  thực hiện khi cần.

Với hình ảnh là một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng. Thực tế việc thực hiện chu trình PCDA phức tạp hơn nhiều so với tên của nó. Tuy nhiên, chu trình này là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

2. Lợi ích của việc áp dụng PDCA:

• Hỗ trợ cho việc quản trị hệ thống rất hiệu quả.
• Hạn chế và tiến tới loại trừ các sai lỗi, tránh tình trạng đỗ lỗi lẫn nhau và lỗi không bị lặp lại.
• Nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động của mỗi người, mỗi đơn vị thông qua quá trình kiểm soát chặt chẽ hàng ngày.

3. Quy trình giải quyết vấn đề:

• P: Xác định vấn đề và đặt ra mục tiêu
• P: Xác định nguyên nhân
• P: Xác định nguyên nhân chính, nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
• P: Tìm, phát triển các giải pháp, lập kế hoạch hành động
• D: Thực hiện kế hoạch hành động
• C: Xác định hiệu quả của kế hoạch
• A: Chuẩn hóa các kết quả, tổ chức triển khai thực hiện ở toàn đơn vị, ở các lĩnh vực có liên quan

       Các giai đoạn của chu trình PDCA

1. P (Plan): Lập kế hoạch, định hướng và phương pháp đạt mực tiêu

- Khái niệm: Là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó.

- Vai trò: là chức năng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động quản trị của các nhà quản lý.

- Lập kế hoạch, định hướng:

• Chính sách, mục tiêu của mỗi doanh nghiệp được xác định bởi ban lãnh đạo, không xác định được chính sách, mục tiêu thì tổ chức không thể xác định được nhiệm vụ của nó. Nhiệm vụ được xác định rõ ràng giúp các bộ phận trong tổ chức hoạt động có định hướng.
• Chính sách, mục tiêu sau khi được xác định thì các nhiệm vụ phải được lượng hóa (khối lượng, tiêu chuẩn, thời hạn hoàn thành…) bằng các con số và chỉ tiêu cụ thể; phân công, giao cho các thành viên ở từng vị trí với các nội dung công việc phù hợp

- Phương pháp đạt mục tiêu: Sau khi đã xác định được mục tiêu và nhiệm vụ cần phải lựa chọn phương pháp, cách thức để đạt mục tiêu đó một cách tốt nhất, hiệu quả nhất. Mọi người cần thiết phải hiểu rõ cách thức để làm chủ nó, đồng thời xây dựng phương pháp giải quyết vấn đề một cách tốt hơn nhằm nâng cao chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm.

 2. D (Do): Đưa kế hoạch vào thực hiện

- Mục đích:

• Truyền thông tới toàn bộ những người có liên quan trong kế hoạch
• Cung cấp cho họ kiến thức, kỹ năng những nhiệm vụ, công việc phải làm để đạt mục tiêu chung của tổ chức

- Vai trò:

• Thử nghiệm các giải pháp
• Xem xét, đo lường, phân tích kết quả
• Đánh giá các giải pháp

- Triển khai kế hoạch đảm bảo mọi người:

• Nắm được kế hoạch
• Biết và hiểu rõ nhiệm vụ của mình
• Thấy được tầm ảnh hưởng của kết quả công việc của từng cá nhân đối với kết quả của chung
• Luôn luôn cải tiến, đổi mới, cập nhật các quy định, quy chế, nâng cao hiệu quả công việc ở từng bộ phận nói riêng và tổ chức nói chung.

 3. C (Check): Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện

- Mục đích: Kiểm tra lại những việc đã làm xem đã đúng chưa, có phù hợp không và có sai và thiếu sót không?

- Vai trò: giúp phát hiện những điểm chưa phù hợp để kịp thời điều chỉnh.

    +   Các yếu tố chủ quan, khách quan có ảnh hưởng trực tiếp/gián tiếp đến kết quả thực hiện được xem xét và phân tích chuyên sâu.

    +   Các phương pháp, hình thức kiểm tra:

• Kiểm tra chéo
• Đánh giá thực tế
• Kiểm tra trong suốt quá trình
• Kiểm tra theo kết quả, hồ sơ
• ……

 4. A (Act): Thực hiện những tác động quản trị thích hợp

- Yêu cầu : Khắc phục và phòng ngừa những sai sót, những điểm không phù hợp cần:

• Có 1 Plan cụ thể cho việc khắc phục
• Khắc phục theo đúng Plan
• Kiểm tra lại kết quả khắc phục
• Tiếp tục khắc phục để cải tiến

- Khi thực hiện những tác động điều chỉnh, điều quan trọng là phải áp dụng những biện pháp để tránh lặp lại những điều chưa phù hợp đã phát hiện, cần loại bỏ được các yếu tố nguyên nhân đã gây nên những điều đó. Phòng ngừa và khắc phục là hai hành động cần thiết để áp dụng trong các biện pháp quản lý.

         Vận dụng 1 số kỹ thuật trong chu trình PDCA:

 1. Sơ đồ xương cá: 

Dựa vào 5M để tìm nguyên nhân vấn đề và đưa ra giải pháp để đảm bảo và nâng cao chất lượng của sản phẩm và dịch vụ.

 2. Min – Map:

Phương pháp gợi nhớ và suy diễn để tìm nguyên nhân đi từ trung tâm vấn đề và dần dần chi tiết ở nhánh xa, sử dụng tư duy (phản biện ) 2chiều

 3. Phương pháp 20/80 của Richard Kock: 

- Khuyên chúng ta sắp xếp công việc (1 người tính = 9 người làm )

- 20% việc chúng ta làm tạo ra 80% kết quả,

- Nhưng 80% công việc làm còn lại chỉ tạo được 20% kết quả cuối cùng mà thôi.

QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN

THÔNG TIN CẦN CUNG CẤP

+ Thông tin họ tên người liên hệ

+ Thông tin công ty : (Lĩnh vực sản xuất, ngành nghề kinh doanh)

+ Dịch vụ Yêu cầu

BÌNH LUẬN VÀ ĐÁNH GIÁ